Ambulante Betreuungen in der Eingliederungshilfe zielen darauf, Menschen mit Behinderungen in deren eigenem Wohnumfeld zu unterstützen. Die Maßnahmen umfassen Wohnassistenz (Unterstützung bei der Haushaltsführung) und pädagogische Betreuung entsprechend der individuellen Situation des Klienten. Gesundheitliche und soziale Aspekte stehen dabei im Vordergrund, sowie Unterstützung im Umgang mit Behörden und bei finanziellen Fragen. Weitere individuelle Hilfeziele können z.B. in einer Verbesserung der Ausbildungssituation liegen, oder bei der Beschaffung und Ausübung einer angemessenen Tätigkeit.
In der Regel handelt es sich dabei um vollwertige sozialpädagogische Betreuungsverhältnisse. Falls die Leistungsvereinbarung mit dem Kostenträger entsprechendes vorsieht, können im weboffice.sozial aber auch niederschwellige Betreuungen im Sinne von Alltagshilfen und lebenspraktischer Beratung dokumentiert werden. Dies kann so erfolgen, dass die sozialpädagogische und niederschwellige Betreuung in einem gemeinsamen Hilfeverhältnis dokumentiert wird, wobei dann die einzelnen Tätigkeiten der einen oder anderen Kategorie zugeordnet werden. Alternativ werden beide Betreuungen in jeweils eigenständigen Hilfeverhältnissen parallel dokumentiert - dies für den Fall, dass vom Kostenträger zwei separate Anerkennungsverfahren für sozialpädagogische Betreuung und niederschwellige Alltagshilfe vorgegeben werden.
Zusammenfassend können im Rahmen der Eingliederungshilfe nach §§ 78 SGB IX folgende ambulante Betreuungsformen im weboffice.sozial dokumentiert werden:
- Vollwertige sozialpädagogische Betreuung (dies ist der Regelfall)
- Betreuung ausschließlich durch niederschwellige Alltagshilfen, mit entsprechend niedrigerem Stundensatz
- Betreuung durch pädagogische Arbeit und Alltagshilfen, jede Tätigkeit wird entsprechend zugeordnet
Das weboffice.sozial unterstützt die Dokumentation ambulanter Hilfen in vollem Umfang, unabhängig von deren fachlicher Ausrichtung. Derzeit wird die Anwendung in folgenden Bereichen erfolgreich eingesetzt: Betreuung von chronisch mehrfach behinderten, abhängigen Personen und Betreuung von Klienten mit psychischen Erkrankungen.
Voraussetzung für die ambulante Betreuung eines Klienten ist in jedem Fall die Grundanerkenntnis durch den Kostenträger - dies ist der örtlich zuständige Träger der Sozialhilfe. Die Klientendokumentation im weboffice.sozial beginnt meist mit der Erstellung der hierzu erforderlichen Antragsformulare. Zunächst recherchiert der Benutzer die Personen-Stammdaten des neuen Klienten im Gesamtbestand des Trägers, oder er legt sie bei erstmaligem Auftreten des Klienten neu an. Für den Klienten wird dann mit wenigen Klicks eine ambulante Betreuung in der Eingliederungshilfe als neues Hilfeverhältnis eröffnet.
Für die Beantragung der Grundanerkenntnis ist im weboffice.sozial ein Formularsatz Anspruchsbegründende Stellungnahme verfügbar. Anders als in der Wohnungslosenhilfe wird sie aus Sicht des Klienten erstellt. Zunächst wird die Vorgeschichte dargestellt, dann folgen fünf Abschnitte zur Beschreibung der aktuellen Situation in den Lebensbereichen Gesundheit, Wohnen, Arbeit, Soziales und Finanzen. Abschließend wird der Hilfebedarf erläutert. Die Stellungnahme wird vom weboffice.sozial im Word-Format ausgegeben. Sie ist vielfach praxiserprobt und kann gegenüber unterschiedlichen Kostenträgern verwendet werden.
Die Dokumentation des Anerkennungsverfahrens im weboffice.sozial beginnt mit dem Antrag auf Grundanerkenntnis. Eingetragen werden das Antragsdatum, der vorgesehene Bewilligungszeitraum, der beantragte Stundenumfang (nur bei örtlichen Betreuungen) und weitere Eckdaten. Der Status des Verfahrens ist "beantragt", er wird erst nach Eingang des Bewilligungsbescheids auf "bewilligt" umgesetzt. Später werden Änderungsbescheide und Fortschreibungen der Grundanerkenntnis ebenso dokumentiert. Wenn Bewilligungen auslaufen bzw. abgelaufen sind, weist das weboffice.sozial mit verschiedenen Warnstufen darauf hin.
Für einen erfolgreichen stationären Betreuungsverlauf ist eine möglichst gute Übersicht über die aktuelle Situation des Klienten von großer Bedeutung. Gesundheitliche Aspekte sind in der Eingliederungshilfe besonders wichtig, aber auch Informationen zur persönlichen Vorgeschichte und vorherigen Betreuungen, zu Ausbildungsweg und Beruf, zur sozialen und finanziellen Situation. Für eine strukturierte Erhebung dieser Angaben bietet das weboffice.sozial den Aufnahmebogen. Er umfasst 7 Seiten und bildet den Grundstock der Klientenakte. Häufig benötigte Daten wie Personendaten, Handynummer, Kontakte, Versicherungsnummern etc. übernimmt das weboffice.sozial automatisch in das Klientendeckblatt.
Bei ambulanten Betreuungen steht die effiziente Dokumentation aller durchführten Tätigkeiten im Zentrum der Klientendokumentation. Der Nachweis aller angefallenen Fachleistungsstunden ist die Basis der Abrechnung mit dem Kostenträger. Die Eingabe ist im weboffice.sozial übersichtlich und bedienerfreundlich, was eine zeitnahe Erledigung fördert. Während der Eingabe wird der Benutzer über den Saldo aus geleisteten Betreuungsstunden und bewilligtem Betreuungsumfang informiert. Diese Saldeninformation ist bedeutsam und wird im weboffice.sozial sehr genau ermittelt: die Regelungen für Abwesenheitszeiten und Ausgleichszeiträume gemäß Leistungsvereinbarung mit dem jeweiligen Kostenträger werden in Echtzeit kalkuliert und bei der Saldenanzeige berücksichtigt!
Die Rechnungslegung für ambulanten Betreuungen der Eingliederungshilfe ist im weboffice.sozial mit einem eigenen Modul an zentraler Stelle verankert. Dort lassen sich Rechnungen optional zusammen mit ihren zugehörigen Leistungsnachweisen ausgeben. In der einzelnen Klientendokumentation können die dokumentierten Fachleistungsstunden in chronologischer Zusammenstellung als Excel-Report ausgegeben werden. Außerdem stehen auch hier fertig formatierte Leistungsnachweise zur Verfügung, die sich mit wenigen Mausklicks erstellen lassen. Bei örtlichen Betreuungen gibt es ein Berichtsformat zur Weitergabe an den Kostenträger, mit ausführlichen Kopfinformationen und Einbeziehung aller Vorgaben des Kostenträgers bezüglich Abrechnungsmodus, Abwesenheitszeiten und Ausgleichszeiträumen. Das Berichtsformat Leistungsnachweis intern dient dagegen der einrichtungsinternen Übersicht und Planung. Im überörtlichen Bereich setzen die Leistungsnachweis-Berichtsformate die Vorgaben des Landes Niedersachsen um (Beginn des Abrechnungsjahres am 1. Juli etc.). Ggf. abweichende Vorgaben anderer Bundesländer lassen sich modulweise integrieren.
Bei Leistungsvereinbarungen für ambulante Betreuungen haben Abwesenheitszeiten in der Regel Auswirkungen auf die Abrechnung. Dort müssen sie fortlaufend dokumentiert werden. Beim Eintrag einer Abwesenheitszeit in der Klientendokumentation kann das Rückkehrdatum ggf. offengelassen werden. Es ist ein Grund der Abwesenheit auszuwählen, ggf. können Bemerkungen hinzugefügt werden. Bei Klinik- und Reha-Aufenthalten können zusätzlich das Haus und Station eingetragen werden. Die kostenträger-spezifischen Modalitäten für die Abrechnung von Abwesenheitszeiten werden im weboffice.sozial zentral hinterlegt und bei der Klientenabrechnung automatisch berücksichtigt.
Der Hilfeplan setzt sich als Grundlage der systematischen Hilfeplanung auch im ambulanten Bereich immer mehr durch. Das Hilfeplan-Konzept wurde von uns kooperativ mit leitend tätigen Sozialpädagogen entwickelt. Im weboffice.sozial wird Wert die Formulierung individueller Zielsetzungen gelegt. Zugleich wird der Benutzer bei der Definition und späteren Weiterverfolgung dieser Ziele praxisgerecht unterstützt. Auch wenn in Ihren ambulant betreuenden Einrichtungen Hilfepläne noch nicht vorgeschrieben sein sollten, könnten Sie den Einsatz des weboffice.sozial Hilfeplan-Konzepts in Erwägung ziehen. Hier sind der Hilfeplan selbst und seine ggf. diversen Fortschreibungen ein lebendiges "Pflichtenheft" und zugleich "Logbuch" des Betreuungsverlaufs - ein wesentliches Element zur Qualitätssicherung in der betreuerischen Arbeit!
Das Klientendeckblatt ist ein pdf-Formular mit allen häufig benötigten Angaben zum Klienten. Bei ambulanten Betreuungen umfasst es neben den Personendaten Angaben zum Hilfeverhältnis, die Wohnanschrift bzw. den gewöhnlichen Aufenthaltsort, Vermieter, Betreuer, alle weiteren wichtigen institutionellen und persönlichen Kontakte des Klienten, Kontoverbindung, Krankenversicherung und verschiedene Mitgliedsnummern. Bei Aufnahme des Klienten legt das weboffice.sozial ein Klientendeckblatt automatisch anhand der Angaben im Aufnahmebogen an. Änderungen und Ergänzungen werden im Betreuungsverlauf nachgetragen. Auch wenn das weboffice.sozial auf eine elektronische Klientenakte zielt, wird weiterhin eine Stammakte für jeden Klienten geführt. Hier kommt das Klientendeckblatt zum Einsatz. Da der Ausdruck auf Mausklick erfolgt, wird es auch bedarfsweise zur Informationsweitergabe zwischen Fachkräften genutzt.
Das Klientendeckblatt ist ein pdf-Formular mit allen häufig benötigten Angaben zum Klienten. Bei ambulanten Betreuungen umfasst es neben den Personendaten Angaben zum Hilfeverhältnis, die Wohnanschrift bzw. den gewöhnlichen Aufenthaltsort, Vermieter, Betreuer, alle weiteren wichtigen institutionellen und persönlichen Kontakte des Klienten, Kontoverbindung, Krankenversicherung und verschiedene Mitgliedsnummern. Bei Aufnahme des Klienten legt das weboffice.sozial ein Klientendeckblatt automatisch anhand der Angaben im Aufnahmebogen an. Änderungen und Ergänzungen werden im Betreuungsverlauf nachgetragen. Auch wenn das weboffice.sozial auf eine elektronische Klientenakte zielt, wird weiterhin eine Stammakte für jeden Klienten geführt. Hier kommt das Klientendeckblatt zum Einsatz. Da der Ausdruck auf Mausklick erfolgt, wird es auch bedarfsweise zur Informationsweitergabe zwischen Fachkräften genutzt.
Stärke des weboffice.sozial ist seine Praxisorientierung: es unterstützt die unterschiedlichen Arbeitsinhalte und -abläufe, die im Betreuungsverlauf anfallen. Wesentliches Element sind dabei die Textvorlagen. Es handelt sich um Korrespondenz für diverse Zwecke, Anträge, Vollmachten, Stellungnahmen etc., die im weboffice.sozial hinterlegt und fallweise abgerufen werden. Klickt der Benutzer auf eine solche Vorlage, öffnet sich das betreffende Dokument in Word und wird automatisch mit allen im weboffice.sozial verfügbaren Angaben zum Klienten, dem Hilfeverhältnis, dem Betreuer und seiner Einrichtung vorbelegt. In der ambulant betreuenden Eingliederungshilfe werden ca. 30 verschiedene weboffice.sozial-Textvorlagen genutzt. Die Vorlagen können bedarfsweise abgeändert oder auch komplett neu erstellt werden. Dazu ist kein Spezialwissen erforderlich: es handelt sich um Word-Dokumente, die an den gewünschten Stellen Textfelder mit vordefinierten Bezeichnungen enthalten.
