In der Praxis ambulanter Einrichtungen kann die Situation entstehen, dass ein Klient eine Hilfeleistung benötigt, ohne dass der rechtliche Rahmen für eine Vergütung gegeben wäre. Bei solchen Hilfen ohne Anerkenntnis handelt es sich z.B. um Nachsorge im Anschluss an eine ambulante Betreuung, oder um Leistungen für einen Klienten in örtlicher Zuständigkeit, ohne dass eine entsprechende Leistungsvereinbarung vorliegt.
Unbezahlter Aufwand ist in jedem Fall ein wirtschaftliches Problem. Je nach seinem Umfang kann er zeitweise als Begleiterscheinung toleriert werden, grundsätzlich sollten aber Schritte zur Lösung des Problems unternommen werden. Nur wenn nicht abrechenbare Aufwendungen dokumentiert werden, lässt sich der Umfang des Problems einschätzen und seine zeitliche Entwicklung beobachten. Werden Verhandlungen mit dem Kostenträger erforderlich, dann stützt der dokumentierte Aufwand die Verhandlungsposition der Einrichtung. Abseits von solchen wirtschaftlichen Überlegungen ist die lückenlose Dokumentation durchgeführter Hilfeleistungen aus betreuerischer Sicht sinnvoll und für ein eventuelles späteres Hilfeverhältnis des Klienten nützlich.
Die in einer Einrichtung für Hilfen ohne Anerkenntnis insgesamt aufgewendeten Zeiten können für einen vorgewählten Zeitraum als Aufwandsübersicht zusammengestellt werden. In diesem Report werden die Klienten zeilenweise mit ihrem jeweiligen Gesamt-Stundenaufwand aufgelistet. Mitarbeiter auf Leitungsebene können sich eine solche Übersicht auch einrichtungsübergreifend ausgeben lassen. Dabei werden die nicht vergüteten Aufwendungen aller ambulanten Einrichtungen des Trägers in einem gemeinsamen Report ausgewertet - anhand dieses Reports lässt sich interner Klärungsbedarf oder externer Verhandlungsbedarf sofort erkennen.
Im weboffice.sozial können nicht abrechenbare Hilfen unaufwändig dokumentiert werden. Zunächst recherchiert der Benutzer die Personen-Stammdaten des Klienten im Gesamtbestand des Trägers, oder er legt sie ggf. neu an. Mit wenigen Klicks wird dann eine Hilfe ohne Anerkenntnis eröffnet.
Nach dem weboffice.sozial Login wählt der Anwender einen Klienten aus und gelangt damit direkt zum Dialog Übersicht der Klientendokumentation - hier ein Beispiel:
