Kern der Notversorgung von Menschen in der Wohnungslosenhilfe ist ihre Ordnungsrechtliche Unterbringung in einer Notunterkunft. Diese Einrichtungen bieten Schlafplätze und manchmal zusätzlich die Möglichkeit eines Tagesaufenthalts. Diese Hilfeform dient der Gefahrenabwehr (daher wird sie im Fachjargon auch "Gefa" genannt), sie ist niederschwellig ohne Anerkennungsverfahren.
Die Klientendokumentation im weboffice.sozial beginnt mit der Aufnahme des Klienten. Seine Personen-Stammdaten werden im Gesamtbestand des Trägers recherchiert oder - bei erstmaligem Auftreten des Klienten - neu erfasst. Mit wenigen Klicks kann dann eine Unterbringung zur Gefahrenabwehr als neues Hilfeverhältnis eröffnet werden.
Alternativ werden Neuaufnahmen mit dem leicht bedienbaren Aufnahme-Assistenten direkt im Tagesjournal der Einrichtung dokumentiert. Dabei wird in einem Arbeitsgang auch die Zimmer- und Bettenzuweisung vorgenommen. Der Aufnahme-Assistent wird von den Nachtdienstkräften bevorzugt, da diese mit dem Journal gut vertraut sind, während sie sich mit individuellen Klientendokumentationen nicht notwendigerweise auskennen.
Nachdem ein Klient im weboffice.sozial registriert wurde, können seine Übernachtungen mit einem einzigen Klick (!) direkt in der Liste der aktuellen Klienten dokumentiert werden - also ohne Aufruf der individuellen Klientendokumentation. Wenn die Abrechnung mit dem Kostenträger auf Basis der tatsächlichen Übernachtungen erfolgt, erstellt das weboffice daraus direkt die individuellen monatlichen Abrechnungen. Im zentralen Abrechnungsmodul des weboffice.sozial können alle Einzelrechnungen eines Monats gemeinsam als mehrseitiges pdf ausgegeben werden. Erfolgt die Abrechnung dagegen pauschal, also stellenbasiert, stellt das weboffice als Leistungsnachweis einen zusammenfassenden Monatsreport bereit, in dem die Klienten und ihre Anzahl Übernachtungen zeilenweise aufgelistet sind.
Notunterkünfte dienen nicht nur der unmittelbaren Gefahrenabwehr, sondern fungieren darüber hinaus als Erstanlaufstelle. Den Klienten werden Beratungen angeboten mit dem Ziel, sie an weiterführende Hilfssysteme zu vermitteln. Das weboffice.sozial bietet die Möglichkeit, solche Beratungen zu dokumentieren, um bei länger verweilenden Klienten den Hilfeverlauf nachverfolgen zu können.
Nach dem weboffice.sozial Login wählt der Anwender einen Klienten aus und gelangt damit direkt zum Dialog Übersicht der Klientendokumentation - hier ein Beispiel:
Der Aufbau der Übersicht unterscheidet sich nach der Hilfeart und gemäß der Konfiguration, die uns der jeweilige Träger vorgibt. Nachfolgend werden die wichtigsten Arbeitsbereiche vorgestellt, zu denen der Nutzer aus der Übersicht durch Klick auf die entsprechenden Link-Schaltflächen gelangt.
Übernachtungen werden direkt in der Klientenauswahl registriert. Einzelne Klientendokumentationen müssen dafür nicht aufgerufen werden.
Nur wenn der Anwender die Liste der bisherigen Übernachtungen eines Klienten einsehen und ggf. editieren will, wechselt er in die Übersicht der Klientendokumentation und klickt dort auf die Link-Schaltfläche in dem entsprechenden Abschnitt (siehe unten im vorstehenden Screenshot).
Mehr zur Ein-Klick Registrierung von Übernachtungen im weboffice.sozial.
Die Wichtigen aktuellen Angaben in der Klientendokumentation dienen dem schnellen Zugriff auf häufig benötigte Angaben - bei der Notübernachtung sind dies vor allem personenbezogene und Kontaktdaten wie Handy-Nr., Email, Bemerkungen zur Person und ggf. der Verweis auf ein Haustier. Außerdem können die Kontaktdaten von Verwandten und Freunden eingetragen werden. Wenn die Notübernachtung mit dem Angebot eines Tagesaufenthalts verbunden ist und falls die Einrichtung eine Kantine betreibt, dann wird hier auch der Status der Essensversorgung ausgewählt. Dies dient der täglichen Ausgabe einer Liste mit den Essensempfängern.
In der Praxis viel genutzt wird ein optisch hervorgehobenes Feld "Wichtiger Hinweis", wo besondere Sachverhalte eingetragen werden können (z.B. "Vorsicht wenn angetrunken, neigt dann zu agressivem Auftreten"), was sich aber auch nützlich erweist, um im Urlaubs- und Krankheitsfall Hinweise an die vertretenden Kollegen und Kolleginnen zu übermitteln.
Die wichtigsten hier eingetragenen Angaben können direkt bei der Klientenauswahl, also an zentraler Stelle, mit Klick auf eine Info-Schaltfläche eingesehen werden.
Wenn ein Klient im Rahmen seiner Unterbringung beraten wird, kann dies im weboffice.sozial dokumentiert werden. Sicher muss nicht jedes einzelne Gespräch dokumentiert werden, aber insbesondere bei Klienten mit längeren Aufenthalten oder wenn Potenzial für die Vermittlung an eine weiterführende Hilfe erkennbar ist, hilft die Dokumentation solcher Klientenberatungen dabei, den Hilfeverlauf nachzuvollziehen und ggf. Themen gezielt weiterzuverfolgen. Beratungsgespräche werden im weboffice.sozial mit frei formuliertem Text (z.B. Stichpunkte zum Beratungsinhalt) dokumentiert. Zusätzlich werden sie nach der Art des Gesprächs kategorisiert (in der Einrichtung? Telefonat? Kontakt zum Umfeld? etc.), und es kann ein Schlagwort für den Beratungsinhalt ausgewählt werden (Arbeit, Finanzen, Wohnperspektiven...). Eine chronologische Zusammenstellung der Klientenberatungen kann als Report im Excel-Format oder als pdf ausgegeben werden.
Im weboffice.sozial-Dokumentenspeicher werden alle Arten von Dokumenten verwahrt, die sich auf das Hilfeverhältnis beziehen. Dies können persönliche Dokumente des Klienten sein (z.B.Ausweiskopien), Bescheide von Behörden, verschiedenste Korrespondenz, Erklärungen des Klienten (z.B. Einwilligung in die Datenverarbeitung, Regelungen zum Datenschutz) etc. Der weboffice.sozial-Dokumentenspeicher wird in der Praxis sehr viel genutzt - manche Träger halten gar keine papierbasierte Klientenakte mehr vor, sondern speichern hier sämtliche im Hilfeverlauf anfallenden Dokumente.
Ein wichtiger Bestandteil der Klientendokumentation sind Einträge im Tagesjournal der Einrichtung, die sich auf den betreffenden Klienten beziehen. Alle Journaleinträge können - müssen aber nicht - einzelnen oder mehreren Klienten per Mausklick zugeordnet werden. Journaleinträge, die solch eine Referenz auf einen Klienten enthalten, erscheinen automatisch in der betreffenden Klientendokumentation. Dort können die Journaleinträge gesichtet und in Berichtsform ausgegeben werden. Das Tagesjournal ist also nicht nur ein effizientes, täglich vielfach genutztes Medium zur Informationsweitergabe und Nachverfolgung, es generiert als Nebeneffekt Einträge in den Klientendokumentationen, ohne dass dies von den Betreuern als ein extra Arbeitsschritt wahrgenommen würde. Die chronologische Zusammenstellung von Journaleinträgen für einen Klienten hat sich in der Praxis als sehr aussagekräftig bezüglich der individuellen Problemlagen von Klienten erwiesen.
Stärke des weboffice.sozial ist seine Praxisorientierung: es unterstützt die unterschiedlichen Arbeitsinhalte und -abläufe, die im Betreuungsverlauf anfallen. Wesentliches Element sind dabei die Textvorlagen. Es handelt sich um Korrespondenz für diverse Zwecke, Anträge, Vollmachten, Stellungnahmen etc., die im weboffice.sozial zentral hinterlegt und fallweise abgerufen werden. Klickt der Benutzer auf eine solche Vorlage, öffnet sich das betreffende Dokument in Word und wird automatisch mit allen im weboffice.sozial verfügbaren Angaben zum Klienten, dem Hilfeverhältnis, dem Betreuer und seiner Einrichtung vorbelegt. Für den Bereich der Notübernachtung zur Gefahrenabwehr bietet das weboffice.sozial ca. 10 verschiedeneTextvorlagen. Sie können bedarfsweise abgeändert oder auch komplett neu erstellt werden. In der Regel erledigen wir dies ohne separate Berechnung im Rahmen des regulären Supports. Wenn ein Kunde es wünscht, kann er auch Textvorlagen eigenständig in das weboffice integrieren. Dazu ist kein Spezialwissen erforderlich: es handelt sich um Word-Dokumente, die an den gewünschten Stellen Textfelder mit vordefinierten Bezeichnungen enthalten.
