Das Hilfeangebot Tagesaufenthalt entspricht der klassischen "Teestube" - im Winter auch "Wärmestube" genannt, in der sich Menschen während der Öffnungszeiten aufhalten können. Es handelt sich um eine niederschwellige Hilfeform, die entweder von darauf spezialisierten Einrichtungen angeboten wird, oder von ambulant betreuenden Einrichtungen begleitend zu anderen Hilfeformen. Das Angebot richtet sich an Personen, die sich in einer sozialen Notlage befinden - in der Regel haben sie keine oder keine ausreichende Unterkunft. Klienten des Tagesaufenthalts können sich in Räumen der Einrichtung aufhalten, Getränke und kleine Mahlzeiten zu sich nehmen, Post verwalten lassen oder auch - je nach den individuellen räumlichen und personellen Möglichkeiten - Freizeitangebote wahrnehmen, duschen, ihre Wäsche waschen etc. Wohnungslose Menschen, die dies möchten, können auch persönliche Hilfen in Form von sozialpädagogischer Beratung erhalten. Dies kann den Weg eröffnen zu Betreuungen, oder zur Weitervermittlung in adäquate Hilfeangebote ggf. anderer Einrichtungen.
Tagesaufenthalte werden typischerweise von einer größeren Zahl von Klienten wahrgenommen. Es wäre zu arbeitsaufwändig, die Aufenthalte Tag für Tag bei den einzelnen Klienten einzutragen. Außerdem ist zu bedenken, dass - anders als bei anderen niederschwelligen Hilfeformen wie der Fachberatung - die Mitarbeiter im Tagesaufenthalt während der Öffnungszeiten nicht am Schreibtisch tätig sind, sondern Service leisten und aktiv am sozialen Geschehen teilnehmen. Daher gibt es üblicherweise einen Aushang mit einer Tabellenmatrix, in der die Namen der Klienten zeilenweise und die Tage des Kalendermonats spaltenweise aufgeführt sind. Jeder Aufenthalt eines Klienten an einem bestimmten Tag wird im entsprechenden Tabellenfeld markiert. Zum Monatsende wird diese Tabelle dann insgesamt in die digitale Klientendokumentation übertragen. Das Schnelleingabe-Modul des weboffice.sozial setzt darauf auf und bietet eine Kalenderdarstellung, bei der einzelne Tage genauso "angekreuzt" werden können wie in der Aushangtabelle. So lassen sich die Tagesaufenthalte effizient, nämlich mit einem Klick pro Klient und Tag, in die Klientendokumentation übertragen.
In Großstädten kann die Zahl der Klienten im Tagesaufenthalt ohne weiteres im vierstelligen Bereich liegen. Zu vielen dieser Klienten bestand aber schon seit längerer Zeit kein Kontakt mehr. Damit der Klientenbestand übersichtlich und praxisgerecht bleibt, bieten wir unseren Kunden optional an, dass das weboffice.sozial fortlaufend überprüft, ob bei den einzelnen Hilfen ein vorgegebener Zeitraum - typischerweise 365 Tage - ohne Nutzung des Tagesaufenthalts vergangen sind. Wenn das der Fall ist, wird die betreffende Hilfe für einige Tage mit einem farbig hervorgehobenen Hinweis versehen. Danach wird sie vom weboffice.sozial automatisch geschlossen und archiviert.
Leistungsnachweise sind in Form aggregierter statistischer Auswertungen jährlich an den Kostenträger zu übermitteln. Für diese Reports gibt es in den Bundesländern unterschiedliche Vorgaben bezüglich Inhalt und Formatierung. Zum Beispiel wird in Niedersachsen eine statische Zusammenfassung der Aufenthaltszahlen benötigt, bei der die Kontakte untergliedert sind in reguläre persönliche Aufenthalte, telefonische Anfragen und online (in der Regel: per Email) geführte Korrespondenz. Die Klienten ihrerseits werden nach Geschlecht und Altersgruppen differenziert. Das weboffice.sozial bietet diese statistischen Auswertungen genau in dem für Ihr jeweiliges Bundesland vorgeschriebenen Reportformat an.
Die Dokumentation im weboffice.sozial beginnt mit der ersten Inanspruchnahme des Tagesaufenthalts durch einen Klienten. Seine Personen-Stammdaten werden im Gesamtbestand des Trägers recherchiert oder - bei erstmaligem Auftritt im Wirkungsbereich des Trägers - neu erfasst. Mit wenigen Klicks wird dann der Tagesaufenthalt als neues Hilfeverhältnis eröffnet.
Nach dem weboffice.sozial Login wählt der Anwender im Tagesaufenthalt einen Klienten aus und gelangt damit direkt zum Dialog Übersicht der Klientendokumentation - hier ein Beispiel:
Der Aufbau der Übersicht unterscheidet sich nach der Hilfeart und gemäß der Konfiguration, die uns der jeweilige Träger vorgibt. Nachfolgend werden die wichtigsten Arbeitsbereiche vorgestellt, zu denen der Nutzer aus der Übersicht durch Klick auf die entsprechenden Link-Schaltflächen gelangt.
Mehr zur Schnelleingabe von Tagesaufenthalten im weboffice.sozial.
Wenn für Klienten des Tagesaufenthalts die Nutzung die Postadressen-Service vereinbart ist, wird während dieses Zeitraums in der Klientenauswahl ein Hinweis "mit Post" ausgegeben. Ebenfalls in der Klientenauswahl können Postnachfragen als Kurzkontakt mit einem Klick dokumentiert werden. Die jeweilige Klientendokumentation muss dafür nicht geöffnet werden.
Bei Tagesaufenthalten wird in der Regel nur die Datenschutz- und Einwilligungserklärung als Textvorlage benötigt, da sie gemäß DSGVO von allen Klienten unterzeichnet werden muss.