Stationär betreuende Einrichtungen der Eingliederungshilfe richten sich an Menschen mit Behinderungen, für die eine ambulante Betreuung in der eigenen Wohnung nicht oder nicht mehr möglich ist. Stationäre Einrichtungen bieten betreute Wohnformen, entweder in entsprechend ausgestatteten Wohnstätten, oder in Wohngruppen als kleineren Untereinheiten. Stationär betreute Klienten haben Nutzungsrechte für ein Zimmer bzw. eine Wohnung, sie erhalten Pflege- und Betreuungsleistungen sowie Unterstützung bei der Hauswirtschaft und anderen täglichen Verrichtungen. Ziel ist es, den Klienten einen - innerhalb des betreuten Rahmens - selbstbestimmten Wohnalltag zu ermöglichen.
Bei teilstationären Angeboten wird die Betreuung von Menschen mit Behinderungen für einen bestimmten Zeitraum des Tages sichergestellt. Dabei kann es sich sowohl um heilpädagogische Fördermaßnahmen handeln, als auch um tagesstrukturierende Angebote (Tagesstätten, Werkstätten oder Förderstätten). Teilstationär betreute Klienten erhalten während des vorgesehenen Tageszeitraums pädagogische Betreuungsleistungen. Die Zielsetzungen dieser Hilfeform liegen bei der Beschaffung und Ausübung einer angemessenen Tätigkeit, Hilfen zur Teilhabe am gemeinschaftlichen und kulturellen Leben, Hilfe zu einer angemessenen Ausbildung und anderweitiger lebenspraktischer Beratung bzw. pädagogischer Betreuung.
Entsprechend der individuellen Situation des Klienten kann stationäre oder teilstationäre Betreuung erforderlich sein, es kommt aber auch eine Kombination beider Hilfen in Betracht. Es gibt Einrichtungen, die tagesstrukturierende teilstationäre Angebote durchführen, sowie Einrichtungen, die stationär betreuen. Letztere bieten für ihre Klienten in aller Regel auch teilstationäre Betreuung im Tagesverlauf an.
Für die Bewilligung sind die überörtlichen Träger der Sozialhilfe in den Bundesländern zuständig. Zur Differenzierung zwischen stationären und teilstationären Hilfen dient der Begriff des Leistungstyp: "Wohnen" bezeichnet stationäre Betreuung, "Tagesstruktur" verweist auf teilstationäre Betreuung. Eine Bewilligung bezieht sich also entweder auf einen der beiden Leistungstypen, oder auf die Kombination beider Leistungstypen. Der Betreuungsumfang wird für beide Leistungstypen durch die Zuordnung einer Leistungsberechtigungsgruppe (LBGR) festgelegt.
Das weboffice.sozial unterstützt die Dokumentation von stationären und teilstationären Hilfen für Klienten mit psychischen Erkrankungen. Die Software wurde für diesen Einsatzbereich entwickelt. Durch eine strikt modulare Architektur sind die Voraussetzungen dafür gegeben, das weboffice.sozial technisch unaufwändig für weitere Anwendungsbereiche der Eingliederungshilfe (körperliche, geistige Behinderungen etc.) anzupassen. Unmittelbar - also ohne Programmanpassungen - können Betreuungen für Klienten mit psychischen Erkrankungen umfassend im weboffice.sozial dokumentiert werden, wie folgt:
- Anerkennungsverfahren, einschl. Ermittlung des Hilfebedarfs
- Hilfeplan und Fortschreibungen
- Strukturierung von Betreuungsleistungen anhand vereinbarter Hilfeziele
- Dokumentation von Betreuungsmaßnahmen, differenziert nach Leistungstyp
- Klientendokumentation anhand von Einträgen aus dem Einrichtungsjournal
- Dokumentation zum Gesundheitsbereich
- Abwesenheitszeiten
- Hinterlegung abrechnungsrelevanter Kenngrößen
- Rechnungslegung auf Monatsbasis
- Jahresübersicht zur Abrechnung mit dem Kostenträger
- Klientenstammblatt als Druckformular + Schnellansicht wichtiger Klientendaten
- diverse Text- und Korrespondenzvorlagen im Word-Format
Für die stationär/teilstationäre Betreuung eines Klienten muss vom Kostenträger eine Grundanerkenntnis bewilligt werden. Die Klientendokumentation im weboffice.sozial beginnt typischerweise mit der Antragstellung. Zunächst werden die Personen-Stammdaten des neuen Klienten im Gesamtbestand des Trägers recherchiert oder bei erstmaligem Auftreten des Klienten neu erfasst. Für den Klienten wird dann mit wenigen Klicks eine stationäre/teilstationäre Betreuung in der Eingliederungshilfe als neues Hilfeverhältnis eröffnet.
Für die Beantragung der Grundanerkenntnis ist im
weboffice.sozial ein Formularsatz
Ermittlung des Hilfebedarfs vorgesehen. Er adressiert psychische Erkrankungen und ist entsprechend der rechtlichen Vorgaben in drei Abschnitte gegliedert: Aspekte der Erkrankung selbst, persönliche und soziale Beziehungen, Detailaspekte zu Wohnen und Tagesstruktur. Jeder Abschnitt umfasst einen Kriterienkatalog zur Bewertung des Hilfebedarfs. Jedes Kriterium wird textlich beschrieben und auf einer Skala von 0 bis 5 quantitativ bewertet. Sind die Eingaben abgearbeitet, stehen dem Mitarbeiter zwei Ausgabeformate zur Verfügung: ein Word-Dokument, das alle erfassten Informationen strukturiert und mit Kopfinformationen versehen wiedergibt, sowie eine Excel-Tabelle, in der die vorgenommenen Einstufungen (0-5) des Hilfebedarfs zu den einzelnen Kriterien zeilenweise ausgelistet sind. Anhand der Einstufungen wird die Leistungsberechtigungsgruppe mathematisch berechnet und als Schlussergebnis ausgegeben.
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Ermittlung des Hilfebedarfs
Die Dokumentation des
Anerkennungsverfahrens im
weboffice.sozial beginnt mit dem Antrag auf Grundanerkenntnis. Eingetragen werden das Antragsdatum, der vorgesehene Bewilligungszeitraum und weitere Eckdaten. Der Status des Verfahrens ist "beantragt", er wird erst nach Eingang des Bewilligungsbescheids auf "bewilligt" umgesetzt. Später werden Änderungsbescheide bezüglich des Leistungstyps dokumentiert, sowie Fortschreibungen der Grundanerkenntnis. Wenn Bewilligungen auslaufen bzw. abgelaufen sind, weist das
weboffice.sozial mit verschiedenen Warnstufen darauf hin.
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Anerkennungsverfahren
Grundlage des Hilfeprozesses ist der Hilfeplan. Er ist ein Leistungsschwerpunkt des weboffice.sozial und wurde von uns kooperativ mit leitend tätigen Sozialpädagogen entwickelt. Beim weboffice.sozial Hilfeplan-Prozess wird Wert die Formulierung individueller Zielsetzungen gelegt. Zugleich wird der Benutzer bei der Definition und späteren Weiterverfolgung dieser Ziele praxisgerecht unterstützt. Im weboffice.sozial sind der Hilfeplan und seine ggf. diversen Fortschreibungen ein lebendiges "Pflichtenheft" und zugleich "Logbuch" des Betreuungsverlaufs - ein wesentliches Element zur Qualitätssicherung in der betreuerischen Arbeit!
Betreuungsmaßnahmen im Leistungstyp Wohnen (= stationär) werden im weboffice.sozial automatisch unter Bezug auf die im Hilfeplan festgelegten Eingliederungsziele dokumentiert: das Tagesdatum ist vorbelegt, aus einer Liste vordefinierter Eingliederungsziele wird der zutreffende Eintrag ausgewählt, und optional können textliche Erläuterungen in beliebiger Ausführlichkeit hinzugefügt werden. Eine chronologische Zusammenstellung der Betreuungsmaßnahmen im Leistungstyp Wohnen kann als Excel-Report ausgegeben werden - dies wahlweise für einen bestimmten Zeitraum oder für das Hilfeverhältnis insgesamt. Zur Sicherung der Betreuungsqualität kann eine automatische Warnung aktiviert werden, wenn seit der letzten dokumentierten Betreuungsmaßnahme 14 Tage vergangen sind.
Betreuungsmaßnahmen im Leistungstyp Tagesstruktur (= teilstationär) werden getrennt vom Leistungstyp Wohnen dokumentiert - dies dient der besseren Übersicht über den jeweiligen Betreuungsumfang und den Zielerreichungsgrad bei den festgelegten Hilfezielen. Wie vorstehend für den Leistungstyp Wohnen erläutert, werden auch Betreuungsmaßnahmen der Tagesstruktur immer unter Bezug auf die im Hilfeplan festgelegten Eingliederungsziele dokumentiert. Eine chronologische Zusammenstellung der Betreuungsmaßnahmen in der Tagesstruktur kann als Excel-Report ausgegeben werden. Optional kann eine Warnfunktion für den Fall aktiviert werden, dass der letzte Eintrag länger als 14 Tage zurückliegt.
Ein wichtiger Bestandteil der Klientendokumentation sind Einträge im Tagesjournal der Einrichtung, die sich auf den betreffenden Klienten beziehen. Alle Journaleinträge können - müssen aber nicht - einzelnen oder mehreren Klienten per Mausklick zugeordnet werden. Journaleinträge, die solch eine Referenz auf einen Klienten enthalten, erscheinen automatisch in der betreffenden Klientendokumentation. Dort können die Journaleinträge gesichtet und in Berichtsform ausgegeben werden. Das Tagesjournal ist also nicht nur ein effizientes, täglich vielfach genutztes Medium zur Informationsweitergabe und Nachverfolgung, sondern es generiert als "Nebeneffekt" Einträge in den Klientendokumentationen, ohne dass dies von den Betreuern als ein extra Arbeitsschritt wahrgenommen würde.
Für Klienten der Eingliederungshilfe gibt es im Tagesjournal der Einrichtung einen Bereich Gesundheit. Die Einträge dort beziehen sich jeweils auf einzelne Klienten. In drei Abschnitten werden die Messungen von Vitalfunktionen protokolliert, Arztbesuche eingetragen und turnusmäßige Injektionen sowie bedarfsweise Medikamentengaben registriert. All diese Einträge erscheinen automatisch auch in der jeweiligen Klientendokumentation. Dort können die Einträge gesichtet und in Berichtsform ausgegeben werden. Diese Berichte werden z.B. anlässlich von Arztbesuchen ausgedruckt und mitgenommen. Insgesamt sind sie ein wichtiges Element der Qualitätssicherung in der medizinischen Betreuung.
Es werden alle Aspekte von Medikamentengaben erfasst: langfristige Verschreibungen und Kurzmedikationen, Injektionen und bedarfsweise Gaben. Ärztliche Verschreibungen werden chronologisch dokumentiert, eine Medikamenten-Stammverwaltung ist angekoppelt, und es gibt eine Reihe praxisgerechter Reportformate: "Tagesnachweis Medikamenteneinnahme", "Dokumentation nicht eingenommener Dokumente", sowie einen umfassenden Report zu allen Aspekten der Medikation eines Klienten im zeitlichen Verlauf.
Abwesenheitszeiten des Klienten sind wegen der Platzgeldbeträge für die Abrechnung relevant und müssen fortlaufend dokumentiert werden. Die Information über aktuell abwesende Klienten ist auch für den Betrieb der Einrichtung insgesamt wichtig, daher wird eine tagesaktuelle Liste abwesender Klienten im Einrichtungsjournal angezeigt. Beim Eintrag einer Abwesenheitszeit in der Klientendokumentation kann das Rückkehrdatum ggf. offengelassen werden. Es ist ein Grund der Abwesenheit auszuwählen, ggf. können Bemerkungen hinzugefügt werden. Bei Klinik- und Reha-Aufenthalten kann zusätzlich die Einrichtung und die Station eingetragen werden. Diese Informationen erscheinen dann auch in der Liste abwesender Klienten im Einrichtungsjournal.
Das Klientenstammblatt ist ein pdf-Formular im doppelseitigen A4-Format, das eine Vielzahl wichtiger bzw. häufig benötigter Informationen zum Klienten umfasst. Neben den Personendaten enthält es Daten zum Hilfeverhältnis, zur gesundheitlichen Situation, zu verwandtschaftlichen und sonstigen persönlichen Kontakten des Klienten, Adressen von Ärzten und Psychiater, Krankenversicherung, Bankverbindung / finanzielle Situation und verschiedene weitere Detailinformationen. Auch wenn das weboffice.sozial auf eine elektronische Klientenakte zielt, wird weiterhin eine Stammakte für jeden Klienten geführt. Hier kommt das Klientenstammblatt zum Einsatz. Da der Ausdruck auf Mausklick erfolgt, wird es auch bedarfsweise zur Informationsweitergabe zwischen Fachkräften genutzt.
Stärke des weboffice.sozial ist seine Praxisorientierung: es unterstützt die unterschiedlichen Arbeitsinhalte und -abläufe, die im Betreuungsverlauf anfallen. Wesentliches Element sind dabei die Textvorlagen. Es handelt sich um Korrespondenz für diverse Zwecke, Anträge, Vollmachten, Stellungnahmen etc., die im weboffice.sozial hinterlegt und fallweise abgerufen werden. Klickt der Benutzer auf eine solche Vorlage, öffnet sich das betreffende Dokument in Word und wird automatisch mit allen im weboffice.sozial verfügbaren Angaben zum Klienten, dem Hilfeverhältnis, dem Betreuer und seiner Einrichtung vorbelegt. In der stationären/teilstationären Betreuungspraxis werden ca. ein Dutzend verschiedene weboffice.sozial-Textvorlagen genutzt. Die Vorlagen können bedarfsweise abgeändert oder auch komplett neu erstellt werden. Dazu ist kein Spezialwissen erforderlich: es handelt sich um Word-Dokumente, die an den gewünschten Stellen Textfelder mit vordefinierten Bezeichnungen enthalten.
Die Regularien zur Abrechnung stationärer/teilstationärer Betreuungen in der Eingliederungshilfe sind komplex. Z.B. sind Vergütungssätze klientenübergreifend gültig, ändern sich aber in der Regel mit Beginn eines neuen Jahres. Diese Angaben werden beim Kostenträger für das laufende Jahr und für das Vorjahr parallel hinterlegt, damit auch Rechnungen zu Vorjahresmonaten korrekt ausgegeben werden. Eine ganze Reihe weiterer Stellgrößen muss bei den einzelnen Klienten hinterlegt werden. Dazu dient der Arbeitsbereich Einstellungen für die Abrechnung. Hier wird ein ggf. abweichender direkter Kostenträger eingetragen, weiterhin die Leistungsberechtigungsgruppe, Gültigkeitszeiträume für Zuschläge (Maßregelvollzug etc.), Kennzahlen zur automatischen Berechnung des monatlichen Barbetrages, sowie der vereinbarte Abschlag bei Selbstzahlern. Alle Einträge, die sich im Zeitverlauf ändern können, werden mit einem Gültig-ab-Datum eingetragen, so dass vom weboffice.sozial auch Rechnungen für zurückliegende Monate korrekt ausgegeben werden.
Die vom weboffice.sozial erstellten Monatsrechnungen umfassen alle vergütungsrelevanten Positionen. Da die monatlichen Beträge im Jahresverlauf in der Regel gleich hoch sind, lassen sich manche Kostenträger nur eine exemplarische Rechnung für den Januar ausstellen und nehmen für die Folgemonate - sollte es keine individuellen Änderungen wie Wechsel der LBGR geben - Zahlungen in gleicher Höhe vor. Die Schlussabrechnung erfolgt dann am Jahresende anhand einer Jahresübersicht, die alle Vergütungspositionen - ggf. auch deren Änderungen im Jahresverlauf - umfasst und die Gesamtsumme für das Kalenderjahr berechnet. Im weboffice.sozial lassen sich auch solche Jahresübersichten ausgeben.
