Träger der Wohnungslosenhilfe bieten in der Regel auch niederschwellige Beratungsformen an, die als Erstanlaufstelle im ambulanten Bereich dienen. Fachberatungen dienen der unmittelbaren, persönlichen Hilfestellung und bieten auch weitergehende Unterstützung mit dem Ziel, die Klienten an weiterführende Hilfssysteme zu vermitteln. Oft sind solche Angebote räumlich in die ambulant betreuenden Einrichtungen integriert, so dass eine niederschwellige Beratung idealerweise in eine vollwertige sozialpädagogische Betreuung münden kann.
In der Praxis ambulanter Einrichtungen werden Beratungsangebote von vergleichsweise vielen Klienten wahrgenommen, das einzelne Hilfeverhältnis hat aber eine geringere Intensität und Kontinuität als reguläre Betreuungen. Entsprechend ist das weboffice.sozial hier auf eine effiziente, zielgerichtete Dokumentation ausgerichtet. In jedem Fall müssen die Kontakte dokumentiert werden, die in Form zusammenfassender statistischer Auswertungen jährlich an den Kostenträger zu übermitteln sind. Für solche Leistungsnachweise gibt es in den Bundesländern unterschiedliche Vorgaben bezüglich Inhalt und Formatierung. In Niedersachsen (dort wird die Fachberatung als Basisangebot geführt) wird z.B. eine anonymisierte Klientenliste mit der jeweiligen Zahl der Erst- und Folgekontakte abgefragt. Dagegen ist z.B. der Wohnungsnotfallbericht in Nordrhein-Westfalen deutlich umfangreicher ausgelegt. Hier sind die Klienten und ihre Kontakte nach Alter, Geschlecht, Migrationsstatus, Haushaltsstruktur und Unterkunftssituation zu differenzieren. Das weboffice.sozial bietet diese statistischen Auswertungen genau in dem für Ihr jeweiliges Bundesland vorgeschriebenen Reportformat an.
Bei Fachberatungsstellen, die in Großstädten gelegen sind, kann die Anzahl der beratenen Klienten im vierstelligen Bereich liegen. Zu vielen dieser Klienten bestand aber schon seit längerer Zeit kein Kontakt mehr. Die manuelle Durchsicht und fallweise Beendigung solcher Hilfen wäre zwar möglich, angesichts der hohen Klientenzahlen aber viel zu zeitaufwändig. Damit der Klientenbestand übersichtlich und praxisgerecht bleibt, bieten wir unseren Kunden optional an, dass das weboffice.sozial fortlaufend überprüft, ob bei den einzelnen Hilfen ein vorgegebener Zeitraum - typischerweise 365 Tage - ohne Kontakt vergangen sind. Wenn das der Fall ist, wird das betreffende Hilfeverhältnis für einige Tage mit einem farbig hervorgehobenen Hinweis versehen. Danach wird es vom weboffice.sozial automatisch geschlossen und archiviert.
Neben der auf Landesebene finanzierten Fachberatung gibt es auch kommunale Leistungsvereinbarungen mit einzelnen Kostenträgern, in denen die Abrechnung niederschwelliger Beratungsangebote definiert wird. Die Bedingungen solcher Hilfen unterscheiden sich von Fall zu Fall. In der Regel sind sie zeitlich und/oder im Umfang begrenzt, und sie verfolgen spezifische Zielsetzungen wie Hilfe bei akut eingetretenen Schwierigkeiten, oder die gezielte Vermittlung in eine Betreuung während eines vorgegebenen Zeitrahmens. Im weboffice.sozial sind mehrere solcher Örtlichen Beratungen ohne Anerkenntnis definiert, mit denen jeweils die Vorgaben eines kommunalen Kostenträgers umgesetzt wird. Weitere Gestaltungsformen von örtlich abgerechneten niederschwelligen Hilfen können modulweise nachgerüstet werden.
Bei der Fachberatung beginnt die Klientendokumentation im weboffice.sozial mit dem Erstkontakt eines Klienten. Seine Personen-Stammdaten werden im Gesamtbestand des Trägers recherchiert oder - bei erstmaligem Auftritt des Klienten - neu erfasst. Mit wenigen Klicks wird dann die Fachberatung als neues Hilfeverhältnis eröffnet.
Nach dem weboffice.sozial Login wählt der Anwender in der Fachberatungsstelle einen Klienten aus und gelangt damit direkt zum Dialog Übersicht der Klientendokumentation - hier ein Beispiel:
Der Aufbau der Übersicht unterscheidet sich nach der Hilfeart und gemäß der Konfiguration, die uns der jeweilige Träger vorgibt. Nachfolgend werden die wichtigsten Arbeitsbereiche vorgestellt, zu denen der Nutzer aus der Übersicht durch Klick auf die entsprechenden Link-Schaltflächen gelangt.
In der Praxis viel genutzt wird ein optisch hervorgehobenes Feld "Wichtiger Hinweis", wo besondere Sachverhalte eingetragen werden können (z.B. "Vorsicht wenn angetrunken, neigt dann zu agressivem Auftreten"), was sich zudem als nützlich erweist, um im Urlaubs- und Krankheitsfall Hinweise an die vertretenden Kollegen und Kolleginnen zu übermitteln.
Die wichtigsten hier eingetragenen Angaben können direkt bei der Klientenauswahl, also an zentraler Stelle, mit Klick auf eine Info-Schaltfläche eingesehen werden.
Ist für einen Klienten die Nutzung die Postadressen-Service vereinbart, dann wird während dieses Zeitraums in der Klientenauswahl ein Hinweis "mit Post" ausgegeben. Ebenfalls in der Klientenauswahl können Postnachfragen als Kurzkontakt mit einem Klick dokumentiert werden. Die jeweilige Klientendokumentation muss dafür nicht geöffnet werden.
Wenn eine Einrichtung ambulante Betreuungen und Fachberatung kombiniert anbietet, wird es regelmäßig dazu kommen, dass aus der Fachberatung heraus ein Betreuungsantrag gestellt wird. Das weboffice.sozial erleichtert dem Benutzer die Dokumentation solcher Übergangssituationen erheblich. Sobald ein Betreuungsantrag in der beratenden Hilfe eingetragen wurde, wird die Dokumentation von Kontakten vom weboffice.sozial automatisch beendet. Stattdessen wird ab dem beantragten Bewilligungsbeginn die Dokumentation betreuender Tätigkeiten (mit Angabe der Zeitdauer) bereitgestellt. Zugleich werden weitere weboffice.sozial Dokumentationsbereiche freigeschaltet, die für Betreuungen benötigt werden: Anspruchsbegründender Bericht, Anerkennungsverfahren, Aufnahmebogen und Klientendeckblatt. Wird der Betreuungsantrag später bewilligt, kann der Benutzer auch diesen Schritt im weboffice.sozial mit wenigen Klicks dokumentieren. Daraufhin wird die Fachberatung vom weboffice.sozial mit dem Datum des Betreuungsbeginns abgeschlossen und archiviert, zugleich wird das aktuelle Hilfeverhältnis in eine vollwertige Betreuung umgewandelt.
Im Fall einer endgültigen Ablehnung des Antrags - die ebenfalls mit wenigen Klicks dokumentiert werden kann - würden stattdessen die zwischenzeitlich dokumentierten Tätigkeiten in Kontakte zurückverwandelt und die Fachberatung ganz normal fortgeführt.
Zur statistischen Auswertung dieser Daten dient ein Reportformat mit aggregierten Zahlen zur Wohnsituation bei Hilfebeginn und zur Häufigkeit von Änderungen (Verbesserungen oder ggf. Verschlechterungen) im Hilfeverlauf aller Klienten einer Einrichtung.
