Betreute Wohnprojekte sind zumeist Wohngemeinschaften. Diese Hilfeform richtet sich an Menschen mit Förderbedarf aufgrund von Einschränkungen der geistigen, körperlichen und/oder seelischen Entwicklung. Der Aufenthalt der Bewohner ist in der Regel zeitlich begrenzt und soll ihnen die Perspektiven für eine künftige, selbständigere Lebensführung eröffnen. Individuelle Kompetenzen, Potentiale und Ressourcen der Bewohner sollen entwickelt werden. Zugleich wird die Möglichkeit geboten, eigene Lebensvorstellungen zu erproben und das alltägliche Zusammenleben kreativ mit zu gestalten.
Wohnprojekte sind keine "Einrichtungen", bei denen eine pädagogische Betreuung im Mittelpunkt steht. Vielmehr handelt es sich um inklusiv ausgelegte, einrichtungsferne Wohnformen. Meist leben Menschen mit und ohne Behinderungen zusammen. Letztere sind entweder beim Träger beschäftigt, oder es handelt sich um externe Personen, z.B. Studenten, die in begrenztem Umfang lebenspraktische Assistenz leisten und dafür mietfrei wohnen oder nur eine geringe Kostenbeteiligung zahlen.
Wohnprojekte werden von pädagogischen Fachkräften unterstützt, die für die Planung und Umsetzung individueller Entwicklungsziele verantwortlich sind und als Prozessbegleiter und Organisationshelfer mitwirken.
Die Finanzierung erfolgt - nach entsprechender Bewilligung - auf Basis einer Leistungsvereinbarung mit dem kommunal zuständigen Sozialhilfeträger.
Das weboffice.sozial unterstützt die Dokumentation von Hilfen in betreuten Wohnprojekten für Klienten mit Einschränkungen der geistigen, körperlichen oder seelischen Entwicklung, wie folgt:
- Zielvereinbarung, mit 34 vordefinierten Einzelzielen aus 7 Kategorien
- Fortschreibungen der Zielvereinbarung
- Strukturierung von Assistenzleistungen anhand der Hilfeziele
- Dokumentation der Assistenzmaßnahmen, differenziert nach Hilfeziel
- Klientendokumentation anhand von Einträgen aus dem Einrichtungsjournal
- Klientenstammblatt als Druckformular + Schnellansicht wichtiger Klientendaten
- Text- und Korrespondenzvorlagen im Word-Format
Für die Aufnahme als Bewohner eines betreuten Wohnprojekts muss vom Kostenträger eine Grundanerkenntnis bewilligt werden. Die Klientendokumentation im weboffice.sozial beginnt typischerweise mit der Antragstellung. Zunächst werden die Personen-Stammdaten des Antragstellers im Gesamtbestand des Trägers recherchiert oder bei erstmaligem Auftreten neu erfasst. Dann wird mit wenigen Klicks Betreutes Wohnen in der Eingliederungshilfe als neues Hilfeverhältnis eröffnet.
Die Zielvereinbarung dient der Planung individueller Entwicklungsziele. Sie steht im Mittelpunkt der pädagogischen Begleitung und ist Grundlage des Hilfeprozesses. Es gibt 34 vordefinierte Einzelziele in sieben verschiedenen Kategorien. Jedes dieser Ziele kann zur Vereinbarung ausgewählt werden. Dazu wird die aktuelle Lage beschrieben, Selbst- und Fremdeinschätzungen werden kategorisiert und eine Zielsetzung in Verbindung mit entsprechenden Maßnahmen formuliert. Anschließend wird die Zielvereinbarung als Word-Dokument ausgegeben. Im Verlauf des Hilfeprozesses wird die Zielvereinbarung durch (ggf. diverse) Fortschreibungen ergänzt. Dabei wird für bestehende Ziele die aktuelle Situation dokumentiert und über Abschluss bzw. Fortführung mit neuen Maßnahmen entschieden, und es werden neue Ziele definiert. Die Zielvereinbarung und ihre Fortschreibungen werden so zum lebendigen "Pflichtenheft" und zugleich "Logbuch" des Betreuungsverlaufs - ein wesentliches Element zur Qualitätssicherung in der betreuerischen Arbeit!
Die Dokumentation des Anerkennungsverfahrens im weboffice.sozial beginnt mit dem Antrag auf Grundanerkenntnis. Eingetragen werden das Antragsdatum, der vorgesehene Bewilligungszeitraum und weitere Eckdaten. Der Status des Verfahrens ist "beantragt", er wird erst nach Eingang des Bewilligungsbescheids auf "bewilligt" umgesetzt. Später werden hier Fortschreibungen der Grundanerkenntnis nachgetragen. Wenn Bewilligungen auslaufen bzw. abgelaufen sind, weist das weboffice.sozial mit verschiedenen Warnstufen darauf hin.
Assistenzmaßnahmen beziehen sich im Regelfall jeweils auf eines der vorgegebenen 34 Einzelziele der Zielvereinbarung. Die Dokumentation im weboffice.sozial erlaubt es, für jede Maßnahme einen entsprechenden Bezug herzustellen. Der pädagogische Begleiter wahrt so die Übersicht, welche Entwicklungsziele aktuell mit welcher Intensität verfolgt werden oder ggf. künftig verstärkt zu bearbeiten sind. Die Dokumentation ist im Hinblick auf eine schnelle Erledigung optimiert: das Tagesdatum ist vorbelegt, aus der Liste vordefinierter Einzelziele wird der ggf. zutreffende Eintrag ausgewählt, und optional können textliche Erläuterungen in beliebiger Ausführlichkeit hinzugefügt werden. Eine chronologische Zusammenstellung der Assistenzmaßnahmen kann als Excel-Report ausgegeben werden - dies wahlweise für einen bestimmten Zeitraum oder für das Hilfeverhältnis insgesamt. Zur Sicherung der Betreuungsqualität kann eine automatische Warnung aktiviert werden, wenn die letzte dokumentierte Betreuungsmaßnahme länger als eine bestimmte Zahl von Tagen zurückliegt.
Ein wichtiger Bestandteil der Klientendokumentation sind Einträge im Tagesjournal der Einrichtung, die sich auf den betreffenden Klienten beziehen. Alle Journaleinträge können - müssen aber nicht - einzelnen oder mehreren Klienten per Mausklick zugeordnet werden. Journaleinträge, die solch eine Referenz auf einen Klienten enthalten, erscheinen automatisch in der betreffenden Klientendokumentation. Dort können die Journaleinträge gesichtet und in Berichtsform ausgegeben werden. Das Tagesjournal ist also nicht nur ein effizientes, täglich vielfach genutztes Medium zur Informationsweitergabe und Nachverfolgung, sondern es generiert als "Nebeneffekt" Einträge in den Klientendokumentationen, ohne dass dies von den Betreuern als ein extra Arbeitsschritt wahrgenommen würde.
Das Klientenstammblatt ist ein pdf-Formular im doppelseitigen A4-Format, das eine Vielzahl wichtiger bzw. häufig benötigter Informationen zum Klienten umfasst. Neben den Personendaten enthält es Daten zum Hilfeverhältnis, zur gesetzlichen Betreuung, Kontaktdaten zu Institutionen und im persönlichen Bereich des Klienten, Adressen von Ärzten und Therapeuten, Informationen zur gesundheitlichen Situation, Krankenversicherung und Schwerbehindertenausweis, Bankverbindung / finanzielle Situation und verschiedene weitere Detailinformationen. Auch wenn das weboffice.sozial auf eine elektronische Klientenakte zielt, wird weiterhin eine Stammakte für jeden Klienten geführt. Hier kommt das Klientenstammblatt zum Einsatz. Da der Ausdruck auf Mausklick erfolgt, wird es auch bedarfsweise zur Informationsweitergabe zwischen Fachkräften genutzt.
Stärke des weboffice.sozial ist seine Praxisorientierung: es unterstützt die unterschiedlichen Arbeitsinhalte und -abläufe, die im Betreuungsverlauf anfallen. Wesentliches Element sind dabei die Textvorlagen. Es handelt sich um Korrespondenz für diverse Zwecke, Anträge, Vollmachten, Stellungnahmen etc., die im weboffice.sozial hinterlegt und fallweise abgerufen werden. Klickt der Benutzer auf eine solche Vorlage, öffnet sich das betreffende Dokument in Word und wird automatisch mit allen im weboffice.sozial verfügbaren Angaben zum Klienten, dem Hilfeverhältnis, dem Betreuer und seiner Einrichtung vorbelegt. Die Vorlagen können bedarfsweise abgeändert oder auch komplett neu erstellt werden. Dazu ist kein Spezialwissen erforderlich: es handelt sich um Word-Dokumente, die an den gewünschten Stellen Textfelder mit vordefinierten Bezeichnungen enthalten.
