Ambulante Betreuung

Sozialpädagogische Betreuungen sind das Kerngebiet der Wohnungslosenhilfe. Dabei spielen ambulante Betreuungsformen zahlenmäßig die mit Abstand größte Rolle. Betreut werden Menschen, denen Wohnungslosigkeit droht, oder die bereits von ihr betroffen sind. Die Betreuungsinhalte sind vielfältig:

Hilfestellung bei der Inanspruchnahme von Sozialleistungen und deren Realisierung, Hilfen bei Wohnungssuche und -erhalt, Unterstützung bei der Einrichtung einer Wohnung sowie weitergehende Betreuung, Vermittlung in ambulante Wohnhilfen, in stationäre Einrichtungen und andere Hilfeinstitutionen. In allen Betreuungsfällen ist auch Hilfe bei der Bewältigung persönlicher Schwierigkeiten von großer Bedeutung - z.B. bei Vorliegen einer Suchtproblematik. Das weboffice.sozial unterstützt den Betreuer bestmöglich bei diesen - im Einzelfall oftmals komplexen - Anforderungen. Im Mittelpunkt steht immer die sozialpädagogische Arbeit.

Bei ambulanten Betreuungen in der Wohnungslosenhilfe handelt es sich im Regelfall um vollwertige sozialpädagogische Betreuungsverhältnisse. Je nach der Lebensituation eines Klienten findet die Betreuung entweder aufsuchend in der Häuslichkeit statt, oder es handelt sich um eine Hilfe im betreuten Wohnen, wobei der Klient in einer Wohnung bzw. Wohngemeinschaft lebt, für die er mit dem Träger einen Mietvertrag geschlossen hat.

Falls die Leistungsvereinbarung mit dem Kostenträger entsprechendes vorsieht, können im weboffice.sozial aber auch niederschwellige Betreuungen im Sinne von Alltagshilfen dokumentiert werden. Dies kann so erfolgen, dass die sozialpädagogische und niederschwellige Betreuung in einem gemeinsamen Hilfeverhältnis dokumentiert wird, wobei dann die einzelnen Tätigkeiten der einen oder anderen Kategorie zugeordnet werden. Alternativ werden beide Betreuungen in jeweils eigenständigen Hilfeverhältnissen parallel dokumentiert - dies für den Fall, dass vom Kostenträger zwei separate Anerkennungsverfahren für sozialpädagogische Betreuung und niederschwellige Alltagshilfe vorgegeben werden.

Zusammenfassend können im Rahmen der Wohnungslosenhilfe nach §§ 67 ff. SGB XII folgende ambulante Betreuungsformen im weboffice.sozial dokumentiert werden:

Vollwertige sozialpädagogische Betreuung (dies ist der Regelfall) ...
- entweder im betreuten Wohnen
- oder aufsuchend in der Häuslichkeit
Betreuung ausschließlich durch niederschwellige Alltagshilfen, mit entsprechend niedrigerem Stundensatz
Betreuung sowohl durch pädagogische Arbeit, als auch im Sinne von Alltagshilfen - jede Tätigkeit wird entsprechend zugeordnet

Ambulante Betreuungen werden beim örtlich zuständigen Kostenträger beantragt (Örtliche Betreuung nach §§67 ff. SGB XII). Für Klienten, bei denen die rechtlichen Voraussetzungen für eine örtliche Zuständigkeit nicht gegeben sind, wird die Betreuung stattdessen überörtlich beantragt. Eine solche Überörtliche Betreuung nach §§67 ff. SGB XII wird auf Landesebene finanziert.

In Niedersachsen werden seit der zum 1. Januar 2020 in Kraft getretenen landesrechtlichen Novellierung alle ambulanten Betreuungen der Wohnungslosenhilfe vom Land finanziert, also nicht mehr mit örtlichen Kostenträgern (Sozialämtern) abgerechnet. Die Finanzierung erfolgt über Stellenanteile, die auf der Gesamtzahl an Betreuungstagen der bewilligten Hilfeverhältnisse basieren. Eine stundenbasierte Abrechnung der Betreuungsleistungen entfällt, wodurch sich der Verwaltungsaufwand für Leistungsträger und Kostenträger gleichermaßen reduziert.

Je nach Bundesland und gemäß der individuellen Leistungsvereinbarung unterstützt das weboffice.sozial sowohl monatliche (oder ggf. quartalsweise) Abrechnungen auf Basis der bewilligten und erbrachten Fachleistungsstunden, als auch Reportformate für klientenübergreifende, pauschalierte Abrechnung über Stellenanteilsfinanzierung.

Nach dem weboffice.sozial Login wählt der Anwender einen Klienten aus und gelangt damit direkt zum Dialog Übersicht der Klientendokumentation - hier ein Beispiel:

Der Aufbau der Übersicht unterscheidet sich nach der Hilfeart und gemäß der Konfiguration, die uns der jeweilige Träger vorgibt. Im vorstehenden Screenshot sind daher nicht alle der nachfolgend vorgestellten Arbeitsbereiche zu sehen.

Voraussetzung für die ambulante Betreuung eines Klienten ist in jedem Fall die Grundanerkenntnis durch den jeweiligen Kostenträger. Für deren Beantragung ist im weboffice.sozial ein Formularsatz Anspruchsbegründender Bericht verfügbar. Er deckt die verschiedenen Aspekte einer rechtskonformen Antragstellung ab: Sozialbericht, Vorherige Hilfen, Stellungnahme zu den Selbsthilfekräften und zur Hilfebedürftigkeit. Der Bericht ist vielfach praxiserprobt und kann gegenüber unterschiedlichen Kostenträgern verwendet werden.
Wenn in der Leistungsvereinbarung Ihres Trägers keine Anspruchsbegründung vorgesehen ist, blenden wir diese Schaltfläche in Ihrer weboffice.sozial Version aus.

Die Dokumentation des Anerkennungsverfahrens im weboffice.sozial beginnt mit dem Antrag auf Grundanerkenntnis. Eingetragen werden das Antragsdatum, der vorgesehene Bewilligungszeitraum, der beantragte Stundenumfang (nur bei örtlichen Betreuungen) und weitere Eckdaten. Der Status des Verfahrens ist "beantragt", er wird erst nach Eingang des Bewilligungsbescheids auf "bewilligt" umgesetzt. Später werden Änderungsbescheide und Fortschreibungen der Grundanerkenntnis ebenso dokumentiert. Wenn Bewilligungen auslaufen bzw. abgelaufen sind, weist das weboffice.sozial mit verschiedenen Warnstufen darauf hin.

Für einen erfolgreichen stationären Betreuungsverlauf ist eine möglichst gute Übersicht über die aktuelle Situation des Klienten sowie über seinen sozialen, gesundheitlichen und finanziellen Hintergrund von großer Bedeutung. Für eine strukturierte Erhebung dieser Angaben - deren Umfang und Detaillierung über den Anspruchsbegründenden Bericht deutlich hinausgehen - bietet das weboffice.sozial den Aufnahmebogen. Er bildet den Grundstock der Klientenakte. Häufig benötigte Daten wie Personendaten, Handynummer, Kontakte, Versicherungsnummern etc. übernimmt das weboffice.sozial automatisch in das Klientendeckblatt.

Bei ambulanten Betreuungen steht die effiziente Dokumentation aller durchführten Tätigkeiten im Zentrum der Klientendokumentation. Dies gilt insbesondere für Betreuungsverhältnisse, die mit örtlichen Kostenträgern abgerechnet werden, da hier der Nachweis aller angefallenen Fachleistungsstunden (oder: Dienstleistungsstunden) benötigt wird. Die Eingabe ist im weboffice.sozial übersichtlich und bedienerfreundlich, was eine zeitnahe Erledigung fördert. Während der Eingabe wird der Benutzer über den aktuellen Saldo aus geleisteten Betreuungsstunden und bewilligtem Betreuungsumfang informiert. Diese Saldeninformation ist bedeutsam und wird im weboffice.sozial sehr genau ermittelt: die Regelungen für Abwesenheitszeiten und Ausgleichszeiträume gemäß Leistungsvereinbarung mit dem jeweiligen Kostenträger werden in Echtzeit kalkuliert und bei der Saldenanzeige berücksichtigt.
Die dokumentierten Fachleistungsstunden können in chronologischer Zusammenstellung als Report ausgegeben werden. Dieses Reportformat dient in der Regel der hausinternen Qualitätssicherung, nur in Sonderfällen wie einer ggf. vom Sozialamt initiierten Tiefenprüfung dürfte es zur externen Weitergabe kommen.

Die Rechnungslegung für örtlich abgerechnete Betreuungen ist im weboffice.sozial mit einem eigenen Modul an zentraler Stelle verankert. Dort lassen sich klientenbezogene Rechnungen wahlweise monats- oder quartalweise erstellen und zusammen mit den zugehörigen Leistungsnachweisen im pdf-Format ausgeben.
Der Leistungsnachweis für den Kostenträger umfasst ausführliche Kopfinformationen mit allen Vorgaben des Kostenträgers bezüglich Abrechnungsmodus, Bewilligungszeitraum, Ausgleichszeitraum, Abwesenheitszeiten etc. Das Berichtsformat Leistungsnachweis intern dient dagegen der einrichtungsinternen Übersicht und Planung.
Hinweis für Niedersachsen: für die dort auf Landesebene abgerechneten ambulanten §67-Hilfen gibt es einen speziellen, klientenübergreifenden Leistungsnachweis gemäß der landesrechtlichen Vorgaben.

FiBu-Ankopplung: Ausgangsrechnungen können in dem vom Kunden benötigten Format aus dem weboffice.sozial exportiert und an die Finanzbuchhaltung übergeben werden. Vorranging unterstützt das DATEV im aktuellen Dateiformat EXTF-700. Für andere, weniger verbreitete FiBu-Systeme können wir das jeweils benötigte Schnittstellen-Format im weboffice bereitstellen.

Die Wichtigen aktuellen Angaben in der Klientendokumentation dienen dem schnellen Zugriff auf häufig benötigte Angaben - vor allem sind dies personenbezogene und Kontaktdaten wie Handy-Nr., Email, Anschrift, Bemerkungen zur Person, Detailangaben zur gesetzlichen Betreuung etc.
Weiterhin sind dort die wichtigen Eckdaten zur aktuellen Hilfe zu finden - also Hilfebeginn, Bewilligungsstatus, Bezugsbetreuung und Angaben zum Kostenträger. Hinzu kommen Informationen zur Einkommenssituation (Leistungsbezüge, Renten etc.), zum finanziellen Status und der Schuldensituation, sowie zur Sozial- und Krankenversicherung.
In der Praxis viel genutzt wird ein optisch hervorgehobenes Feld "Wichtiger Hinweis", wo besondere Sachverhalte eingetragen werden können (z.B. "Vorsicht wenn angetrunken, neigt dann zu agressivem Auftreten"), was sich aber auch nützlich erweist, um im Urlaubs- und Krankheitsfall Hinweise an die vertretenden Kollegen und Kolleginnen zu übermitteln - z.B. "Geldauszahlung nur einmal pro Woche, und bitte immer dokumentieren!".

Das Klientendeckblatt ist ein pdf-Formular mit diversen Angaben zum Klienten und seiner Hilfe. Was bei den Wichtigen aktuellen Angaben eingetragen wird, übernimmt das weboffice.sozial automatisch auch in das Klientendeckblatt, sein Umfang geht aber weit darüber hinaus.
Bei ambulanten Betreuungen umfasst es neben den Personendaten Angaben zum Hilfeverhältnis, zur Wohnanschrift bzw. zum gewöhnlichen Aufenthaltsort, zum Vermieter, zum Umfang der gesetzlichen Betreuung (betroffene Aufgabenkreise, Einwilligungsvorbehalt) auch weitere institutionelle und persönliche Kontakte des Klienten, Kontoverbindung, Krankenversicherung und verschiedene Mitgliedsnummern wie Sozialversicherung, Berufsgenossenschaft, Krankenversicherung etc.
Wird bei Hilfebeginn ein Aufnahmebogen angelegt, überträgt das weboffice.sozial automatisch die dortigen Informationen in das Klientendeckblatt. Änderungen und Ergänzungen werden dann im Betreuungsverlauf nachgetragen. Auch wenn das weboffice.sozial auf eine elektronische Klientenakte zielt, wird in der Regel weiterhin eine papiergebundene Stammakte für jede Hilfe geführt. Hier kommt das Klientendeckblatt zum Einsatz. Ein Ausdruck lässt sich per Mausklick erstellen und wird bedarfsweise auch zur Informationsweitergabe zwischen Fachkräften genutzt.

Im weboffice.sozial-Dokumentenspeicher werden alle Arten von Dokumenten verwahrt, die sich auf das Hilfeverhältnis beziehen. Dies können Kopien selbst gestellter Anträge sein, Bescheide von Behörden, diverse Korrespondenz, Ausweiskopien, Erklärungen des Klienten (z.B. Einwilligung in die Datenverarbeitung, Regelungen zum Datenschutz) etc. Der weboffice.sozial-Dokumentenspeicher wird in der Praxis sehr viel genutzt - manche Träger halten gar keine papierbasierte Klientenakte mehr vor, sondern speichern hier sämtliche im Hilfeverlauf anfallenden Dokumente.

Abwesenheitszeiten des Klienten werden nur bei örtlichen Betreuungen dokumentiert. Bei pauschal vergüteten Hilfen wie im Land Niedersachsen sind sie nicht abrechnungsrelevant.
Bei Leistungsvereinbarungen mit örtlichen Leistungsträgern wirken sich längere Abwesenheitszeiten in der Regel reduzierend auf den bewilligten Stundenumfang aus und müssen daher entsprechend dokumentiert werden. Beim Eintrag einer Abwesenheitszeit in der Klientendokumentation kann das Rückkehrdatum ggf. offengelassen werden. Es ist ein Grund der Abwesenheit auszuwählen und optional können Bemerkungen hinzugefügt werden. Bei Klinik- und Reha-Aufenthalten können zusätzlich das Haus und Station eingetragen werden. Die kostenträger-spezifischen Modalitäten für die Abrechnung von Abwesenheitszeiten werden im weboffice.sozial zentral hinterlegt und bei der klientenbezogenen Rechnungslegung automatisch berücksichtigt.

Der Hilfeplan setzt sich als Grundlage der systematischen Hilfeplanung auch im ambulanten Bereich immer mehr durch. Das Hilfeplan-Konzept wurde von uns kooperativ mit leitend tätigen Sozialpädagogen entwickelt. Im weboffice.sozial wird Wert die Formulierung individueller Zielsetzungen gelegt. Zugleich wird der Benutzer bei der Definition und späteren Weiterverfolgung dieser Ziele praxisgerecht unterstützt. Auch wenn in Ihren ambulant betreuenden Einrichtungen Hilfepläne noch nicht vorgeschrieben sein sollten, könnten Sie den Einsatz des weboffice.sozial Hilfeplan-Konzepts in Erwägung ziehen. Hier sind der Hilfeplan selbst und seine ggf. diversen Fortschreibungen ein lebendiges "Pflichtenheft" und zugleich "Logbuch" des Betreuungsverlaufs - ein wesentliches Element zur Qualitätssicherung in der betreuerischen Arbeit.

Stärke des weboffice.sozial ist seine Praxisorientierung: es unterstützt die unterschiedlichen Arbeitsinhalte und -abläufe, die im Betreuungsverlauf anfallen. Wesentliches Element sind dabei die Textvorlagen. Es handelt sich um Korrespondenz für diverse Zwecke, Anträge, Vollmachten, Stellungnahmen etc., die im weboffice.sozial zentral hinterlegt und fallweise abgerufen werden. Klickt der Benutzer auf eine solche Vorlage, öffnet sich das betreffende Dokument in Word und wird automatisch mit allen im weboffice.sozial verfügbaren Angaben zum Klienten, dem Hilfeverhältnis, dem Betreuer und seiner Einrichtung vorbelegt. In der ambulant betreuenden Praxis werden ca. 80 verschiedene weboffice.sozial-Textvorlagen genutzt. Die Vorlagen können bedarfsweise abgeändert oder auch komplett neu erstellt werden. In der Regel erledigen wir dies ohne separate Berechnung im Rahmen des regulären Supports. Wenn ein Kunde es wünscht, kann er auch Textvorlagen eigenständig in das weboffice integrieren. Dazu ist kein Spezialwissen erforderlich: es handelt sich um Word-Dokumente, die an den gewünschten Stellen Textfelder mit vordefinierten Bezeichnungen enthalten.

Die statistischen Daten zur Wohnungslosigkeit, auch bezeichnet als Basisvariablen der AG STADO, werden einmal jährlich an die Bundesarbeitsgemeinschaft Wohnungslosenhilfe (BAG-W) übermittelt. Zwar ist dies nicht rechtlich bindend vorgegeben, die Daten stellen für die Bundesarbeitsgemeinschaft aber eine unverzichtbare Grundlage ihrer politischen Lobbyarbeit dar.
Die DzW-Statistik besteht aus einer Reihe von multiplen Auswahlfeldern. Sie kann in einem eigenen Arbeitsbereich der Klientendokumentation komfortabel erfasst werden. Der Benutzer behält durch farbigen Kennzeichnungen die Übersicht, welche Variablen erledigt sind und welche noch fehlen. Als nützlich für die jährliche Abschlussbearbeitung der DzW-Statistik hat sich ein weboffice.sozial Report erwiesen, der detailgenau Übersicht zum Ausfüllgrad schafft bzw. zu den bei einzelnen Hilfen noch nicht erfassten Variablen. Der Export der Statistikdaten erfolgt über das von der BAG-W zertifizierte Schnittstellenformat. Dabei weist das weboffice.sozial nochmals auf ggf. unvollständige Statistikdaten hin. Mit einem weiteren Reportformat kann die Statistik für eine ggf. hausinterne Nutzung aufbereitet und inhaltlich gegliedert (Kontextvariablen, Sozialstruktur, Arbeit, Wohnen, ...) ausgegeben werden.

Ambulant betreuende Einrichtungen bieten ihren Klienten häufig an, für sie ein Verwahrgeldkonto zu führen. Das weboffice.sozial unterstützt die Führung solcher Verwahrgeldkonten mit einem Buchungssystem auf zwei Ebenen:
In der Klientendokumentation trägt die Bezugsbetreuung Auszahlungen von Klientengeldern ein, wobei das weboffice automatisch Quittungen ausgibt, die vom Klienten unterschrieben werden. Außerdem können dort für die betreuten Klienten individuelle Kontoauszüge im Excel- oder pdf-Format heruntergeladen werden, der in großer Schrifttype gestaltet und inhaltlich leicht verständlich sind.
Für alles, was über solche Auszahlungsvorgänge hinausgeht, also für die eigentliche Kassen- und Kontenführung, gibt es im weboffice.sozial einen eigenen, zentral angesiedelten Arbeitsbereich. Dort verbucht das zuständige, entsprechend geschulte Personal klientenbezogene Zahlungseingänge (Sozialamt, Jobcenter, Rentenkasse etc.) und alle nicht klientenbezogenen Ein- und Ausgaben wie Geldtransfer von anderen Konten, Spendengelder, Ausgaben der Einrichtung für den täglichen Bedarf usw. Der aktuelle Bestand der Barkasse sollte regelmäßig überprüft werden. Das weboffice bietet dafür komfortable Zählprotokolle an, wo der Benutzer nur die Stückzahlen der verschiedenen Banknoten und Münzen einzutragen braucht. Bei der Speicherung eines solchen Kassenbestands wird der Nutzer auch darüber informiert, ob der Bestand mit der Buchungslage übereinstimmt, oder es Abweichungen gibt.